Handleiding
Heidag organiseren in 8 stappen
Geen zin meer in saaie vergaderingen? Tijd voor nieuwe prikkels, serieuze zaken en een stukje teambuilding. In dit artikel lopen we de acht stappen langs.
Of bel ons op 010 435 92 22. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.
Wat is een heidag?
De groeiende populariteit van remote, hybride en flexibel werken betekent dat teams binnen een bedrijf nu minder vaak vijf dagen per week op dezelfde locatie werken. Daardoor is het belangrijk om samen te komen en deel te nemen aan heisessies en meetings om ideeën uit te wisselen, problemen op te lossen of innovatie te stimuleren.
Een heidag is een bijeenkomst buiten de normale werkomgeving, meestal op een externe locatie, waar collega's en leidinggevenden samenkomen om plannen te maken, doelen te bespreken en teambuildingactiviteiten te ondernemen. Bij een heisessie ligt de nadruk meestal op brainstormen en op het stimuleren van creativiteit en samenwerking binnen het team.
Voordelen van een heisessie
Wanneer werknemers even afscheid nemen van hun dagelijkse werkplek om als team bij elkaar te komen, levert dat aanzienlijke voordelen op:
- Volledig loskomen van telefoontjes, e-mails en andere dagelijkse afleidingen.
- Elkaar leren kennen als mens, niet alleen als collega.
- Het team verwennen en successen vieren, zodat mensen zich gewaardeerd voelen.
- Samenwerken als bedrijf om de neuzen dezelfde kant op te krijgen.
- Een omgeving creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen, zodat ze beter kunnen overleggen en zich vrijer kunnen uiten.
Er zijn talloze ideeën voor een heisessie, maar de sleutel tot succes ligt in het vinden van een inspirerende locatie waar iedereen binnen het bedrijf samenkomt om strategieën, ideeën en innovaties te bespreken. Ook de afwisseling in het programma is enorm belangrijk. Het helpt om van tevoren goed na te denken over wat je wilt bereiken, wie de deelnemers zijn en hoe de dag eruit moet komen te zien.
Zo pak je het aan
Het organiseren van een heidag vereist een goede voorbereiding om de bijeenkomst effectief en succesvol te laten verlopen. Dit zijn de stappen die je neemt om een heidag op een externe locatie te organiseren.
Stap 1
Doelen bepalen
Bepaal van tevoren wat je met de heisessie wilt bereiken. Dat kan variëren van het formuleren van nieuwe plannen tot het versterken van de teamspirit. Specifieke doelstellingen helpen om de dag gestructureerd en doelgericht te laten verlopen. Deel jouw visie voor de heidag en bespreek de onderwerpen en doelen.
Stap 2
Deelnemers
Nu je weet wat je wilt bereiken, bepaal je wie er bij de heisessie aanwezig moet zijn. Is deze bijeenkomst voor je team, voor de hele afdeling of voor het hele bedrijf? Nodig mensen uit als daar een goede reden voor is. Iemand van het hogere management wanneer je een koerswijziging moet uitleggen, of juist mensen van de werkvloer, omdat zij vaak dingen over klanten weten die bestuurders nooit horen.
Stap 3
Locatie kiezen
Een unieke locatie weg van de dagelijkse werkplek draagt bij aan een succesvolle heidag. Kies een plek buiten het zicht van kantoor, dat bevordert focus en concentratie. Weinig afleiding en deelnemers die zich op hun gemak voelen: dat bevordert open communicatie en creativiteit.
Stap 4
Programma
Stel een duidelijke agenda op met tijdsblokken voor verschillende activiteiten, onderwerpen en discussies. Zorg voor een goede balans tussen overleg, workshops, pauzes en ontspanning. Als je wilt dat mensen anders denken, moet je iets nieuws aanbieden: een model om een strategie te ontwikkelen, of een nieuw inzicht in je branche.
Stap 5
Activiteiten en workshops
Kies activiteiten of workshops die aansluiten bij het onderwerp van de heidag, zoals teambuilding of persoonlijke ontwikkeling. Organiseer bijvoorbeeld workshops die relevant zijn voor de afdeling en die bijdragen aan het doel van de dag. Nodig sprekers uit die inspirerende lezingen kunnen geven over onderwerpen die van belang zijn voor de organisatie.
Stap 6
Informeer je team
Het informeren van je team houdt meer in dan alleen laten weten wanneer en waar de heisessie plaatsvindt. Laat weten wat de reden is voor de bijeenkomst buiten de deur, welke doelen je wilt bereiken en waarom een heisessie de beste manier is om die te bereiken. Zorg dat iedereen weet wat er verwacht wordt, wat je aantrekt en wat je meeneemt.
Stap 7
Betrek de deelnemers
Zorg ervoor dat alle deelnemers betrokken zijn bij de discussie en de activiteiten. Het is belangrijk dat zowel collega's als leidinggevenden actief deelnemen, om een gevoel van samenwerking en gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren. Stimuleer open communicatie en bespreek de onderwerpen die voor iedereen van belang zijn.
Stap 8
Evaluatie en follow-up
Evalueer aan het einde van de dag hoe alles is verlopen. Wat ging goed en wat kan beter? Wees duidelijk over wat er vervolgens gebeurt: te vaak is dat een gemiste kans, waardoor deelnemers het gevoel hebben dat hun tijd verspild is. Houd aan het einde van de dag tijd over om de belangrijkste punten te benoemen. Leg ze vast zodra je terug bent op kantoor, deel ze en zet ze op de agenda van je teamvergaderingen.
Richt je op de meest gereserveerde mensen
Zorg ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt, en richt je daarbij op de meest gereserveerde mensen in plaats van op de meest extraverte. Als je wilt dat iedereen een bijdrage levert, moet iedereen zich veilig voelen. Dat betekent dat je een omgeving en een proces creëert waarin iedereen zich in staat voelt om deel te nemen. Denk na over hoe je verwachtingen stelt voor de dag en luister naar eventuele zorgen.
Houd rekening met mensen die tijd nodig hebben om rustig na te denken. Als je weet dat iemand een hekel heeft aan een activiteit die je hebt gepland, doe het dan niet, ook al vindt de rest het geweldig.
Een succesvolle heisessie
Een succesvolle heisessie is een uitstekende manier om de samenwerking binnen het team te versterken, nieuwe plannen te maken en persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Het biedt je team de gelegenheid elkaar beter te leren kennen in een informele en ontspannen omgeving, wat het vertrouwen en de teamgeest bevordert. Let hierbij op een goede balans tussen inspanning en ontspanning. Door een goede voorbereiding, een inspirerende locatie en een afwisselend programma kan een heidag waardevol zijn voor de hele organisatie, met een positieve en langdurige impact op de samenwerking en de prestaties van het team.
Een heisessie bij ons op de boerderij
Stap 3 uit deze handleiding gaat over de locatie, en daar kunnen wij iets in betekenen. Buitenplaats Vlaardingen ligt op 3,5 hectare eigen terrein tussen Rotterdam, Delft en Den Haag, ver genoeg van kantoor om echt los te komen en dichtbij genoeg om er binnen twintig minuten te zijn. Je vergadert binnen in een van onze zalen of juist buiten in de boomgaard, en tussen de blokken door loop je zo het natuurgebied in.
Wil je zien hoe zo'n dag er bij ons uitziet, met een voorbeeldprogramma en de zalen die we ervoor inzetten? Bekijk dan onze heidaglocatie. Liever helemaal buiten vergaderen? Kijk dan bij onze buitenlocaties.
Vergaderarrangementen
Een heidag bij ons boek je via een van deze twee arrangementen. Welke past, hangt af van hoe lang de dag duurt en hoe uitgebreid je de catering wilt.
Vergaderen
vanaf € 19,50
per persoon, excl. btw
Dagdeel of dagprogramma voor vergaderingen, workshops en presentaties. Inclusief zaal, koffie en thee en de verzorging tussendoor.
Vergaderen Luxe
vanaf € 37,50
per persoon, excl. btw
Uitgebreid dagprogramma met catering en extra faciliteiten. Van ontvangst tot lunch volledig verzorgd.
Prijzen zijn per persoon en exclusief locatiehuur, gebaseerd op groepen vanaf 15 personen. Bij deelname met minder dan 15 personen wordt een toeslag van € 50,- berekend.
Wat gasten over onze vergaderlocatie zeggen
Fijne en mooie locatie voor een heidag.
Mooie locatie, rustig en voldoende faciliteiten voor vergaderingen.
Van handleiding naar heidag
De acht stappen doorlopen en toe aan een locatie? Vertel ons wat je met de dag wilt bereiken en met hoeveel mensen je komt, dan denken we mee over de zaal, de opstelling en een programma dat past bij het doel.
Even overleggen?
Vertel wat je zoekt, dan denken we met je mee over de zaal, de opstelling en het programma. Ook als je nog geen datum hebt.